Zgodnie z art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 12 czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych, prowadzący instalację albo operator statku powietrznego jest obowiązany do przedłożenia Krajowemu ośrodkowi raportu na temat wielkości emisji sporządzonego za poprzedni rok okresu rozliczeniowego oraz sprawozdania z weryfikacji w terminie do dnia 31 marca każdego roku. Raport na temat wielkości emisji oraz sprawozdanie z weryfikacji przedkłada się w postaci papierowej i w postaci elektronicznej umożliwiającej przetwarzanie zawartych w nim danych.
Raport roczny na temat wielkości emisji oraz sprawozdanie z weryfikacji w formie elektronicznej należy przesłać w formacie Excel, pozwalającym na elektroniczne przetwarzanie danych na adres: roczne_raporty@kobize.pl.
Raport roczny na temat wielkości emisji oraz sprawozdanie z weryfikacji należy sporządzić na formularzu (w formacie Excel), przygotowanym przez Komisję Europejską. Formularze raportu rocznego oraz sprawozdania z weryfikacji dostępne są na stronie www.kobize.pl w zakładce „Materiały do pobrania”, w podzakładce „Monitorowanie, raportowanie, weryfikacja emisji”.
Forma papierowa raportu na temat wielkości emisji musi zawierać czytelny podpis osoby upoważnionej do reprezentowania prowadzącego instalację, natomiast forma papierowa sprawozdania z weryfikacji musi zawierać czytelny podpis osoby upoważnionej ze strony weryfikatora.
W ustawowym terminie (do dnia 31 marca) raport za rok poprzedni musi zostać dostarczony do Krajowego Ośrodka, co oznacza, że raport wraz z towarzyszącym mu sprawozdaniem musi zostać fizycznie złożony w siedzibie Krajowego Ośrodka w tym terminie (s. 44 uzasadnienia do ustawy z dnia 12 czerwca 2015 r. o systemie handlu uprawnieniami do emisji gazów cieplarnianych, Dz. U. z 2015 r., poz. 1223). Nie stosuje się w tym przypadku przepisu art. 57 § 5 Kodeksu postępowania administracyjnego stanowiącego, że termin uznaje się za zachowany, jeśli przed jego upływem pismo zostanie nadane w polskiej placówce pocztowej. Dla dochowania tego terminu wymagane jest złożenie do dnia 31 marca raportu w obu wymaganych formach (papierowej i elektronicznej) i w takiej samej postaci należy złożyć sprawozdanie z weryfikacji raportu.
Kierując się doświadczeniem z lat ubiegłych Krajowy ośrodek prosi o nieodkładanie powyższych obowiązków na ostatni możliwy termin i w miarę możliwości wcześniejsze przedłożenie rocznego raportu na temat wielkości emisji oraz sprawozdania z weryfikacji.